Apesar de ser uma tarefa obrigatória para todas as empresas, fazer inventário de estoque talvez seja uma das coisas que os empresários menos gostem. Afinal, em muitos casos, é durante esse processo que diversos problemas acabam surgindo.

Por exemplo, divergência entre quantidade de produtos no sistema e no estoque, produtos que já perderam a validade ou, até mesmo, produtos que simplesmente ninguém sabe onde estão.

Em casos assim, além de prejuízo financeiro, a empresa pode se comprometer em termos fiscais. Isso porque o inventário de estoque é uma prática regulamentada pelo Conselho Federal de Contabilidade, já que o estoque nada mais é do que ativo da empresa.

Está chegando a época de fazer seu inventário de estoque e não quer ter problemas como esses? Então, confira nosso artigo especial sobre o assunto!

O que é inventário de estoque?

Primeiramente, vamos ao básico. O inventário de estoque é um sistema de identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados na empresa. Para ser confiável, essa prática deve ser padronizada e realizada rotineiramente conforme o porte e o fluxo de mercadorias da organização.

Aqui no Brasil, esse sistema é regulamentado pelas Normas Brasileiras de Contabilidade, que estabelecem os padrões a serem seguidos e as informações do livro chamado Registro de Inventário, que registra todos os produtos armazenados quando do levantamento do balanço da empresa.

O inventário é composto por todos os itens da organização, incluindo aqueles que estão em falta, sem movimentação, avariados ou vencidos. Além de uma obrigação contábil, esse procedimento tem papel estratégico. Pois, ajuda a melhorar a gestão de mercadoria, compra e venda, assim como ações estratégicas de marketing.

Com um inventário de estoque sempre em dia e bem-feito, a empresa mantém seus clientes satisfeitos com produto a pronta-entrega, evita prejuízos com perdas e consegue antecipar abastecimentos.

Por que devo fazer o inventário do meu estoque?

Há muitos benefícios obtidos por meio do inventário do estoque. A seguir, listamos os principais.

• Identificar exatamente os produtos em estoque, assim como o volume e a localização de cada um;
• Ter um controle preciso do estoque, sabendo que mercadorias precisa repor (e com qual urgência), quais estão paradas há muito tempo, etc;
• Melhorar o processo de compra, com base nas informações obtidas no inventário, negociando prazos de entrega mais precisos;
• Valorizar o capital da empresa, afinal, estoque é dinheiro que foi investido;
• Reduzir perda de mercadorias por furtos, avarias, validade, danos, etc.;
• Melhorar o atendimento ao cliente, com mercadorias a pronta entrega ou maior previsão de chegada;
• Tomar decisões de marketing mais acertadas, pois terá real conhecimento dos produtos com melhor e pior giro;
• Aumenta a produtividade da empresa, já que os funcionários sabem exatamente onde cada item está e não precisam ficar perdendo tempo procurando.

5 Dicas para fazer inventário de estoque

Agora, é hora de partir para a prática. Confira algumas dicas de como fazer o seu inventário de estoque, de forma organizada e efetiva.

1. Escolha o melhor dia

Escolha um momento para fazer o inventário de estoque onde a empresa não precise movimentar o estoque ou, se isso não for possível, com o mínimo de movimentação possível. Por exemplo, um fim de semana ou período que sazonalmente é mais fraco.

2. Organize os itens

Imagine a seguinte situação. Você sinaliza na sua ficha que a empresa possui cinco itens da mercadoria X, mas, depois, quando está contando o produto Y descobre mais dois itens X. Por sua vez, ao contar o produto Z, acha mais um produto X e mais dois Y. Agora, tente visualizar a confusão que ficou na lista.

Para evitar esses problemas, o correto é ter o estoque devidamente organizado. De preferência, faça essa varredura antes de começar a contagem. Quanto à organização, deixe os produtos com fácil visualização e com o código barra virado para facilitar a leitura.

3. Anote tudo

Registre os produtos conforme categoria e subcategoria e anote tudo, quantidade, volume, tamanho, cor, detalhe, etc. lembre-se de registrar qualquer inconsistência, como, por exemplo, produtos a mais ou unidades diferentes.

4. Conte e conte de novo

Contar cada produto costuma ser bem cansativo e tedioso, principalmente se for contagem manual, mas é necessário um cuidado extra para evitar falhas operacionais. O ideal seria uma recontagem, de preferência, por uma pessoa diferente para validar as informações.

5. Repita

O inventário precisa ser feito rotineiramente, assim, se acontecer de uma entrada ou saída ser registrada errada será facilmente identificada. Por isso, esteja sempre organizado para realizar o inventário uma próxima vez quando necessário.

Conte com a tecnologia para fazer um inventário de estoque de forma eficiente!

Como você deve ter percebido, para que o inventário de estoque seja realizado de forma satisfatória é preciso padronização e precisão nas informações. Isso é fundamental em toda a rotina da sua empresa e não somente no dia de contar os produtos armazenados.

Erros de digitação ou emissão de notas fiscais comprometerão a operação. É muito difícil manter uma precisão e confiabilidade usando processos manuais. Por isso, uma ótima solução é contar com um ERP que conte com módulo de estoque, como o nosso software EGS Sistemas.

Projetado para ser robusto e seguro, mas sem ser complicado, o Sistema de Gestão da EGS Sistemas lhe entrega o controle total sobre as rotinas dos diversos departamentos de sua empresa, otimizando não só o tempo, mas também a rentabilidade de sua operação.

Com o sistema de controle de estoque do EGS Sistemas, você realiza o inventário, gera etiqueta, realiza contagem por aplicativo, conferência automática com relatório, controla pedidos de matérias/produtos internos e externos, controla a entrada e saída de produto automaticamente com a nota fiscal, entre diversos outros controles.

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