O estoque é a base de operação de todas as empresas que comercializam produtos. Os insumos são necessários tanto para a fabricação de mercadorias, quanto para a venda em si, no caso de produtos finalizados.

Entretanto, é preciso um controle de estoque preciso para definir a real necessidade de cada mercadoria. Afinal, estoque é dinheiro e, como tal, deve ser gerenciado corretamente para manter a saúde financeira da empresa.

Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequena Empresa (Sebrae), “a gestão de estoque é o processo que assegura o planejamento, a execução e o controle dos recursos armazenados dentro de uma empresa. É a área responsável por controlar e analisar a entrada, saída e movimentação de mercadorias e por fornecer dados confiáveis para o setor de compras.

É muito desapontador, perder todo o trabalho duro e emprenho do time comercial para fechar uma venda, por falta de produto disponível no estoque. Não é mesmo? Outra situação comum, e bastante ruim, é ter problemas com entrega quando o estoque indica que existe um produto, mas, na verdade, ninguém o encontra.

Se você concorda que a gestão de estoque da sua empresa pode ser mais eficiente, saiba que ter uma política de reposição, clara e bem estruturada, pode te ajudar. Confira, a seguir, mais dicas sobre esse assunto!

A importância de fazer um bom gerenciamento da reposição de estoque

Basicamente, é por meio do bom gerenciamento de estoque que os gestores conseguem ter subsídios para reduzir custos com itens parados, perda de vendas e até mesmo informações para negociar preços e prazos com os fornecedores.

Todavia, o que envolve a boa gestão de estoque? O monitoramento preciso de todas as mercadorias ou insumos que entram ou saem da empresa. Pode parecer simples, mas é uma tarefa bastante complexa que requer atenção e acompanhamento constante.

No caso de empresas de pequeno porte, é fácil encontrar situações em que essa tarefa acaba sendo deixada de lado, muitas vezes pela falta de tempo para conseguir gerenciar a empresa. Todavia, deve-se ter em mente que a boa gestão de estoque ajuda a empresa a ser mais eficiente.

Como a análise de vendas ajuda na definição da reposição de estoque?

Uma vez que excesso de estoque significa dinheiro parado e a falta dele significa perda de vendas. Por meio da análise de vendas, é possível identificar fatores importantes para a antecipação de estoque, sendo eles a previsão de demanda e a previsão de venda.

Por exemplo, uma loja de doces artesanais deve antecipar-se para vendas com alto pico de demanda, como é caso de Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Namorados e Natal. Nos demais períodos do ano, a tendência é ter um fluxo de vendas menor.

Com base nessas informações, é possível identificar a quantidade de mercadorias que será preciso comprar, evitando gastos excessivos (comprar muita mercadoria e depois ficar com pouco dinheiro para fluxo de caixa) ou falta de itens (perder venda porque não tem mais insumo para fabricar os produtos).

Ou seja, tendo como base a análise das vendas da sua empresa (sazonalidade, histórico, tipo, etc.) você consegue traçar uma visão estratégica para definir com mais previsão a necessidade de reposição do estoque. Isso é muito mais simples com um software integrado, fornecendo informações sobre as áreas.

5 dicas de como definir a política de reposição do seu estoque

Primeiramente, vamos à parte de conceituação. Chama-se política de estoque a determinação de critérios, parâmetros e procedimentos para o controle, ressuprimento e posicionamento de todo o estoque de uma empresa.

Segundo a literatura do tema, definir uma política de estoques depende, basicamente, de quatro questões: quanto pedir; quando pedir; quando mantiver estoques; onde localizar. Seguindo esses pressupostos, trazemos algumas dicas de como definir uma política de reposição.

1 - Defina o nível mínimo de estoque

Aqui é importante ter subsídio de informação baseada no seu histórico de vendas e previsão de demanda. Com esses dados, estabeleça a política mínima de cada item que seu estoque precisa ter.

2 - Estabeleça datas e prazos

Com as informações do seu estoque em mãos, converse com seus fornecedores a fim de negociar quantidades, preço e prazos para pagamento. Lembre-se que quanto mais em cima da hora você pedir, menor será o seu poder de barganha. Por isso, tenha em mente o tempo de reposição mínimo.

3 – Delegue funções

A sua política de reposição precisa deixar claro quem é responsável pelo quê. Por exemplo, o comprador, o repositor, o conferente, etc. Se sua empresa for muito pequena, e o mesmo funcionário terá mais de uma responsabilidade, estabeleça um fluxo de tarefas para assegurar que nada vai passar.

4 – Tenha métricas

Estipulando métricas, você consegue melhorar seus processos. Por exemplo, tempo de permanência no estoque, volume médio, valor, etc. Sua política de reposição pode se basear nas métricas para uma avaliação constante.

5 - Monitorar o desempenho da política de reposição de estoque

Mantenha operação e controle constantes, com uma certa frequência é importante reavaliar a ajustar a política de reposição. Mas como saber a frequência ideal? Não há um tempo exato, é válido entender o que funciona para o próprio negócio. Uma dica é perceber se a gestão está sendo satisfatório, caso contrário, é hora revê-la.

Por fim, vale destacar, o indicado é investir em recursos avançados para controlar e gerenciar seus processos. Afinal, não vale a pena arriscar perder negócios e vendas por erros no estoque.

O sistema de gestão de estoque/WMS da EGS Sistemas é uma solução eficaz para ajudar as empresas a evitar perdas financeiras e garantir a satisfação dos clientes. Com recursos avançados como rastreamento de estoque em tempo real, previsão de demanda e alerta automático de estoque baixo, é possível tomar decisões mais informadas e estratégicas sobre compras, vendas e reposições de produtos.

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