Obrigações acessórias: o que são e quais sua empresa entrega

Obrigações acessórias são tudo o que a empresa precisa informar, emitir ou escriturar para o Fisco, além de pagar o tributo. Em 2026, as principais são digitais, muitas são mensais e várias declarações conhecidas — DCTF, DIRF, GFIP, CAGED — foram extintas ou substituídas. Este guia mostra o conceito, as principais obrigações federais, os prazos, o que foi extinto e as multas.

O que são obrigações acessórias

Mesmo quem não tem tributo a pagar pode ter obrigação acessória a cumprir — empresas imunes e isentas, por exemplo, também entregam a DCTFWeb (IN RFB nº 2.237/2024, art. 3º).

As principais obrigações acessórias federais em 2026

Mensais

Anuais

O eSocial concentra a vida do contrato de trabalho — o guia sobre o que é o eSocial, quem é obrigado e os prazos dos eventos detalha cada um. A DCTFWeb fecha o mês federal, e o descompasso entre a entrega e o vencimento dos tributos está no guia do prazo da DCTFWeb. Para as duas escriturações do SPED que mais confundem, veja as diferenças entre SPED Fiscal e SPED Contribuições.

O que foi extinto ou substituído — e o que ficou no lugar

Muitas listas de obrigações acessórias que circulam ainda citam declarações extintas. Na maioria dos casos, a informação não sumiu: mudou de caminho.

Obrigações estaduais e municipais

No ICMS, a principal obrigação é a EFD ICMS/IPI, com prazo definido por cada estado. As demais declarações estaduais variam de UF para UF — e algumas estão saindo de cena: em São Paulo, a GIA foi dispensada para todos os contribuintes do regime periódico de apuração desde 1º/01/2026 (Portaria SRE nº 2/2025), mantida a entrega e a substituição das referentes a períodos anteriores.

Para optantes do Simples Nacional, a DeSTDA (declaração de substituição tributária, diferencial de alíquotas e antecipação) vence no dia 28 do mês seguinte (Ajuste SINIEF nº 12/2015) e não se aplica ao MEI. Quem entrega a escrituração fiscal digital nas condições do art. 26, § 4º-A, da LC nº 123/2006 fica dispensado dela, pelo § 12-A, incluído pela LC nº 214/2025.

No ISS, cada município define suas declarações. Na emissão, há mudança com data marcada: a partir de 1º/11/2026, microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional passam a usar obrigatoriamente a NFS-e de padrão nacional, pelo Emissor Nacional (Resolução CGSN nº 191/2026). O contexto da mudança está no post sobre a NFS-e Nacional.

Multas por atraso ou erro nas obrigações acessórias

Para declarações e escriturações exigidas pela Receita Federal com base no art. 16 da Lei nº 9.779/1999, a regra geral está no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001:

• Entrega fora do prazo: R$ 500,00 por mês-calendário ou fração para empresas em início de atividade, imunes, isentas ou que apuraram lucro presumido ou Simples Nacional na última declaração; R$ 1.500,00 para as demais; R$ 100,00 para pessoas físicas. Cai pela metade se a obrigação for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício;
• Não atender à intimação da Receita: R$ 500,00 por mês-calendário;
• Informação inexata, incompleta ou omitida: 3% do valor das transações (mínimo de R$ 100,00) para pessoa jurídica e 1,5% (mínimo de R$ 50,00) para pessoa física. No Simples Nacional, essas duas últimas multas são reduzidas em 70%.

Algumas obrigações têm multa própria. A DCTFWeb, por exemplo, segue o art. 11 da IN RFB nº 2.237/2024: 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, ainda que pagos, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00 (sem movimento) ou R$ 500,00. Obrigações estaduais e municipais têm multas definidas pela legislação de cada estado e município.

Como não perder prazos: checklist do mês

1. Monte um calendário único com as obrigações da sua empresa — federais, estaduais e municipais —, com responsável e data interna anterior ao prazo legal;
2. Feche a folha antes do dia 15: é dos eventos do eSocial que saem a DCTFWeb da folha e o FGTS Digital;
3. Confira as retenções de notas de serviço e pagamentos a terceiros antes de fechar a EFD-Reinf;
4. Separe prazo de entrega e vencimento: a DCTFWeb vai até o último dia útil, mas o DARF da folha vence no dia 20;
5. Transmita com folga e guarde os recibos de entrega de cada obrigação;
6. Revise a lista uma vez por ano: obrigações são criadas, substituídas e extintas — a DIRF e a DCTF são os exemplos mais recentes, e a DEFIS sai de cena em 2027.

Como o ERP da EGS Sistemas ajuda

No ERP da EGS Sistemas, as obrigações nascem dos mesmos lançamentos do dia a dia — notas emitidas, compras escrituradas, folha calculada:

• SPED: geração dos arquivos da EFD ICMS/IPI e da EFD-Contribuições;
• Folha e retenções: transmissão do eSocial e da EFD-Reinf de dentro do sistema;
• DCTFWeb: busca da declaração, transmissão com o certificado digital da empresa e guarda do DARF e do recibo, pela integração oficial com o Serpro;
• Simples Nacional: apuração, entrega da declaração do PGDAS-D e geração do DAS, também pela integração com o Serpro.

Perguntas frequentes sobre obrigações acessórias

O que é obrigação acessória?

É o dever de fazer ou deixar de fazer algo no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos, conforme o art. 113, § 2º, do Código Tributário Nacional. Emitir nota fiscal, manter a escrituração digital e entregar declarações como eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb são exemplos. Quem descumpre fica sujeito a multa, que passa a ser cobrada como obrigação principal.

Qual é a diferença entre obrigação principal e acessória?

A principal é pagar: tem por objeto o tributo ou a penalidade em dinheiro e se extingue com o pagamento (CTN, art. 113, § 1º). A acessória é informar, emitir ou escriturar, e existe mesmo quando não há tributo a pagar. Uma empresa imune, por exemplo, não recolhe determinado tributo, mas continua obrigada a entregar suas declarações.

MEI tem obrigação acessória?

Tem, em formato reduzido. O MEI entrega a DASN-SIMEI até o último dia de maio de cada ano, com as informações do ano anterior (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 109). Se contratar empregado, passa a ter também o eSocial, em módulo simplificado, e a DCTFWeb (IN RFB nº 2.237/2024, art. 3º, IX). A DeSTDA, exigida das demais optantes do Simples Nacional, não se aplica ao MEI.

A DCTF e a DIRF ainda existem?

Não para fatos recentes. A DCTF foi substituída pela DCTFWeb com o MIT para fatos geradores a partir de janeiro de 2025 (IN RFB nº 2.237/2024), e a DIRF foi substituída por eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb para fatos ocorridos a partir de 2025 (IN RFB nº 2.181/2024). Períodos anteriores seguem as regras e os sistemas da época, inclusive para retificação.

Qual é a multa por atrasar uma declaração à Receita Federal?

Pela regra geral do art. 57 da MP nº 2.158-35/2001, R$ 500,00 por mês-calendário ou fração para empresas do lucro presumido, do Simples Nacional, imunes, isentas ou em início de atividade, e R$ 1.500,00 para as demais, com redução à metade se a entrega ocorrer antes de procedimento de ofício. Declarações com regra própria, como a DCTFWeb, seguem a multa específica.

Fontes oficiais

• Código Tributário Nacional, art. 113 (Planalto)
• Medida Provisória nº 2.158-35/2001, art. 57 (Planalto)
• Receita Federal — Agenda Tributária de outubro de 2026

Também citados: INs RFB nº 2.237/2024 (DCTFWeb), nº 2.043/2021 (EFD-Reinf), nº 1.252/2012 (EFD-Contribuições), nº 2.003/2021 (ECD), nº 2.004/2021 (ECF) e nº 2.181/2024 (fim da DIRF); Resoluções CGSN nº 140/2018, nº 190/2026 e nº 191/2026; Ajustes SINIEF nº 2/2009 e nº 12/2015; LC nº 123/2006 (art. 26, § 12-A); Portaria SRE nº 2/2025 (SP); Portarias Conjuntas Secint/RFB nº 25/2020 e nº 22.091/2020; Manual de Orientação do eSocial S-1.3. Normas conferidas em 02/10/2026.

Obrigação acessória não é burocracia avulsa: é a forma como o Fisco enxerga a empresa todo mês. Com a lista certa, prazos internos antes dos legais e um sistema que gera cada arquivo a partir da operação, o calendário deixa de ser uma corrida.