Você sabia que 48% das Pequenas e Médias Empresas brasileiras fecham em até 3 anos devido à má gestão financeira? Essa informação é de uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas (IBGE) e demonstra a importância de atentar para os processos financeiros, como é o caso do fechamento de caixa.

Para manter as contas em dia, o fechamento de caixa precisa ser feito diariamente. Ou seja, ao final de mais um dia de trabalho, antes de fechar as portas e ir para casa, é preciso fechar o caixa. Quer saber mais sobre isso? Continue a leitura!

O que é e qual a importância do fechamento de caixa para a sua empresa?

O fechamento de caixa é um processo de análise detalhada das transações de entradas e saídas de um período, normalmente o dia. Essa tarefa é importante para avaliar possíveis inconsistências, falhas, erros ou até mesmo fraudes financeiras.

Por exemplo, uma venda de R$ 250,00 que foi cobrada R$ 25,00, por erro na hora de digitar o valor, mas que, no momento não foi percebido. No fechamento de caixa, a empresa teria possibilidade de identificar mais facilmente esse erro, encontrar o cliente e até mesmo entrar em contato informando o valor.

Há situações delicadas em que valores do caixa podem estar sendo retirados de má-fé, afetando a saúde financeira da empresa. Caso o fechamento de caixa não seja feito diariamente, esses erros ficariam escondidos, gerando o famoso efeito “bola de neve”, acumulando com outros problemas e causando um rombo na conta da empresa.

Qual a principal função do fechamento de caixa?

Portanto, podemos afirmar que a principal função do fechamento de caixa é justamente esse controle preciso das transações, a fim de identificar possíveis furos que comprometem a saúde financeira da empresa.

O fechamento de caixa, quando realizado em curtos períodos de tempo, sendo a frequência diária a mais indicada, torna a gestão financeira do negócio mais organizada, cuidadosa e transparente. O resultado é um fluxo de caixa mais preciso.

O que são sangrias e suprimentos?

Quem aqui já escutou a expressão “precisamos tirar a sangria do caixa”? Pois bem, sangria e suprimentos são dois termos bastante usados no fechamento de caixa. Embora muita gente tenha dúvida sobre o que se trata, são conceitos bem simples de entender.

Basicamente, suprimento é todo valor que entra no caixa sem origem de uma transação. Por exemplo, o dinheiro de troco ou fundo de caixa. Já as sangrias são exatamente o oposto, ou seja, toda retirada de dinheiro do caixa. Sabe quando você tira dinheiro para pagar um vale ou comprar um insumo urgente? Então, isso é sangria.

Como fazer um fechamento de caixa correto?

Fazer fechamento de caixa é mais simples do que parece, entretanto, requer atenção e constância, pois, como falamos, trata-se de uma operação que precisa ser feita diariamente. O que pode ser mais simples em dias menos movimentados, mas exigir mais tempo quando o dia teve muitos pedidos.

Para facilitar, organizamos um passo a passo bem simples:

1. Quando começar o dia, antes de registrar qualquer venda, registre um valor em caixa para usar para troco. Lembre-se que esse saldo deve ser registrado e considerado no final do dia;
2. Registre TODAS as entradas e saídas, independentemente da forma de pagamento usada. Seu sistema de caixa deve registrar todas as transações, se possível, mantenha também os dados do cliente, caso seja preciso contactá-lo.
3. Confira os valores no final do dia. Tire um extrato da movimentação do dia para “bater o caixa” que, basicamente, é conferir se o valor das transações bate com o saldo que, de fato, se tem no caixa.
4. Por fim, confira se a soma de todas as entradas, menos o valor de todas as saídas, é igual ao valor do saldo do troco. Caso tenha alguma divergência, é importante validar todas as compras para entender o que pode ter acontecido.

Para evitar qualquer problema com fechamento de caixa é importante manter um registro detalhado de todas as vendas, além de contar com um bom sistema de gestão. Pois, a tecnologia deixará o processo muito mais seguro, automatizado e eficaz, agilizando o processo de conferência e reduzindo a probabilidade de erros durante as vendas.

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