O que é DANFE e qual a diferença para a NFe

Alerta, DANFE e NFe não são a mesma coisa! Se na sua empresa você confunde os dois documentos, saiba que isso pode gerar muitos problemas fiscais e tributários. Mas, calma, não é motivo de pânico.

DANFE e NFe são dois documentos que fazem parte da rotina contábil de praticamente todas as empresas. Apesar de serem documentos distintos, estão associados; por isso, é comum que muita gente acabe achando que se tratam da mesma coisa.

Entretanto, distinguir a DANFE da NFe é fundamental para evitar erros no recolhimento de tributos, enviar para o cliente e na hora de prestar contas para as entidades fiscalizadoras.

Pronto para dominar esse assunto de uma vez por todas? Então, vamos lá!

O que é e qual a função do DANFE?

DANFE é uma sigla para "Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica". Criada em 2006, trata-se de um documento emitido em conjunto com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Basicamente, ela serve como um documento físico auxiliar no processo de transporte de mercadorias, já que a NF-e só existe digitalmente.

O DANFE acompanha a mercadoria durante todo o processo de transporte, para ser comprovada a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a regularidade fiscal da operação. Em caso de fiscalização, deve-se mostrar a DANFE para comprovar que os produtos transportados possuem NFe.

O DANFE pode ser impresso em papel comum, em formato A4, e precisa conter um código de barras para poder ser facilmente escaneado e identificado pelas autoridades fiscais. Uma das principais vantagens do DANFE é a facilidade no recebimento, pois concentra as informações fiscais necessárias para validar a fiscalização.

Informações que precisam constar no DANFE:

• Dados da Empresa, como CNPJ e Inscrição Estadual;
• Informações do cliente: nome, endereço e telefone de contato;
• Valor, data da venda e horário de saída do produto;
• Informações da mercadoria, como descrição dos produtos, quantidade, valores, etc.
• Nome da transportadora e número da placa do veículo;
• Chave de acesso numérica com 44 dígitos com as informações da NFe. Essas informações servem para que o cliente possa consultar a NFe no site da Secretaria da Fazenda.

Qual a diferença entre DANFE e NFe?

Como dito, o DANFE é um documento auxiliar, ou seja, um tipo de resumo impresso com as informações da Nota Fiscal Eletrônica necessárias para fins fiscais. O DANFE é gerado e encaminhado ao cliente junto à NFe, mas sem a mesma validade jurídica de uma nota.

Por exemplo, o cliente não pode usar o DANFE para realizar trocas, solicitar reembolsos e/ou comprovar que adquiriu uma determinada mercadoria. Assim como a empresa não consegue usar o DANFE para confirmar uma venda junto às autoridades fiscais e consumidores.

Vamos a um exemplo simples. Imagine que um caminhão está transportando uma mercadoria de Santa Catarina para um cliente de São Paulo. A carga possui Nota Fiscal Eletrônica que comprova a venda. Entretanto, ao parar em um posto de fiscalização, o guarda solicita o documento para conferir se está tudo certo.

Para validar a NF-e, ele precisaria de conexão ao site da Receita Federal, o que, em caso de instabilidade, poderia dificultar o processo e atrasar o transporte. Todavia, com o DANFE, o operador pode realizar a conferência e liberar o motorista para continuar o transporte com mais rapidez.

Ou seja, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um documento em papel que acompanha a mercadoria durante o transporte, contendo informações resumidas da Nota Fiscal Eletrônica (NFE). Já a NFe, por sua vez, é um documento 100% digital, gerado e armazenado eletronicamente, que substitui a antiga nota fiscal em papel.

O DANFE pode ter mais de um tipo, conforme a finalidade e forma de impressão:

• DANFE Comum: é o modelo mais utilizado e acompanha a mercadoria durante o transporte. Ele pode ser impresso em uma ou duas vias e apresenta informações resumidas da NFE.
• DANFE Simplificado: é uma versão simplificada do DANFE Comum, utilizada em casos específicos, como em vendas diretas ao consumidor.
• DANFE NFC-e: é um modelo específico para a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), utilizada em vendas realizadas para consumidores finais. Ele apresenta informações sobre a venda, como data, valor e produtos adquiridos.
• DANFE de Devolução: é utilizado em casos de devolução de mercadorias, apresentando informações específicas sobre a devolução.
• DANFE de Exportação: é utilizado em operações de exportação, contendo informações sobre o embarque da mercadoria.

Como gerar o DANFE e quais informações precisam conter?

Gerar o DANFE é bastante simples, mas, como qualquer outro documento fiscal, é preciso atenção e cuidado na hora de fazer a emissão. Para emitir esse documento, é necessário ter a chave de acesso da NF-e e seguir os seguintes passos:

1. Acessar o site do portal da NF-e da Secretaria da Fazenda (ou órgão equivalente) do seu estado;
2. Na página inicial, consultar a nota fiscal informando a chave de acesso;
3. Clicar em "Consultar", para acessar os detalhes da nota fiscal eletrônica;
4. Na página de detalhes da NF-e, procurar pelo botão ou link que permita a impressão do DANFE;
5. Clique no botão de impressão do DANFE e aguarde a geração do arquivo em PDF;
6. Imprima o arquivo em uma impressora comum ou salve o arquivo em seu computador para futuras consultas.

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Por exemplo, todo o cadastro de produtos e clientes ficam armazenados no sistema. Ou seja, não tem que ficar preenchendo aquele monte de campos toda vez que precisa gerar um DANFE.

Além disso, todo o processo de autorização junto a SEFAZ é feito de forma rápida e eficiente, assim como o cadastro da tributação, evitando retrabalhos. E as empresas ainda podem contar com o auxílio de um especialista técnico na sua primeira emissão, e suporte nas demais.

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