A gestão eficiente de recursos em qualquer empresa é fundamental para o sucesso. Com o controle de abastecimento não seria diferente, quando falamos de gestão de frotas de veículos é essencial para que a operação logística funcione. Umas das peças chaves é esse controle, que faz todo o processo de monitoramento e planejamento do combustível dos veículos.

O combustível é um dos insumos mais importantes para as empresas, pois sem ele, os veículos não conseguem cumprir os trajetos planejados para suas operações. Para otimizar o uso desse recurso, é fundamental adotar alternativas que visem a economia, como a criação de rotas mais eficientes e seguras, além de priorizar caminhos com melhor qualidade de asfalto, o que pode reduzir o consumo e aumentar a vida útil dos veículos. Neste artigo, exploraremos como essas estratégias podem contribuir para uma gestão de frota mais eficiente e sustentável.

O que é controle de Abastecimento de Frota?

Podemos definir como um processo que faz todo o gerenciamento de combustível que é utilizado pelos veículos da empresa. Permitindo o monitoramento do consumo, planejamento, controle de gastos, consumo, facilitando a identificação de possíveis melhorias e redução de custos.

Quando bem executado, o gerenciamento de frota traz benefícios para empresa como redução de custos operacionais, contribui com a vida útil do veículo, e uma gestão sustentável.

Por que devemos fazer o controle de abastecimento de frota?

Existem diversas razões pelas quais o controle de abastecimento é essencial, sendo a principal a redução de custos para a empresa, o que impacta diretamente nas operações logísticas e financeiras. A seguir, vamos explorar alguns dos motivos para implementar um controle de abastecimento eficiente e vantajoso.

Redução de custos: É importante destacar que o custo do combustível no Brasil é elevado e varia conforme a região, representando um dos maiores gastos nas operações de uma frota. Com o controle do abastecimento, é possível identificar o consumo de combustível, detectar desperdícios e otimizar as rotas, promovendo uma economia significativa nas operações.

Sustentabilidade: Com o gerenciamento de abastecimento é possível adotar práticas para a empresa se tornar mais sustentável e diminuindo a redução de C02;

Gestão Eficiente: Melhoria no planejamento de controle, fazendo um planejamento mais amplo de abastecimento, com programações, quantidade de veículos que precisam abastecer, evitando a falta de combustível e desperdício;

Relatórios: Relatórios de consumo de combustível e abastecimento são essenciais para cumprir com obrigações fiscais caso sejam impostas, esse controle facilita a geração de relatórios precisos e com dados reais;

Prevenção de Fraudes: Com o controle em dia evite fraudes, abastecimentos desnecessários, registros falsos, para benefícios pessoais. Isso poderá ser feito através de sistemas especializados para controle de frota;

Controle de abastecimento de frota: como fazer

Para ter um controle de frotas bem definido e eficiente há diversas maneiras de como fazer, começando com um bom planejamento, práticas e a escolha de boas ferramentas facilitando assim a otimização de tempo entre as frotas e o monitoramento das práticas do controle de abastecimento. Vamos entender como melhorar e fazer o controle de abastecimento e o que precisa para iniciar.

Escolha de um Sistema de Controle de Abastecimento

Para se manter competitivo no mercado, é fundamental adotar um sistema de controle de abastecimento que atenda às suas necessidades específicas e seja integrado com outros departamentos da empresa. Softwares especializados facilitam o gerenciamento de combustível, registros diários de veículos, quilometragem e gastos, proporcionando uma visão clara e precisa das operações.

Registros Detalhados

Após selecionar o sistema ideal, é essencial começar a realizar os registros de abastecimento utilizando a automatização para facilitar o processo. Anote dados como datas, horários e quantidades abastecidas, além de informações sobre cada veículo e sua quilometragem. Esses registros, que podem ser feitos manualmente ou de forma automatizada pelo sistema, são fundamentais para coletar dados que servirão para análises futuras.

Monitore o Consumo

O sistema de controle de abastecimento oferece a vantagem de monitorar o consumo de combustível de maneira detalhada. Ele permite identificar padrões de consumo e comparar os dados com os valores esperados, ajudando a detectar possíveis diferenças ou áreas que precisam de ajustes para otimizar os gastos com combustível.

Manutenção Preventiva

Realizar a manutenção preventiva dos veículos é crucial para garantir seu bom funcionamento e evitar o aumento no consumo de combustível. Veículos sem a devida manutenção tendem a apresentar falhas que podem resultar em consumo excessivo, prejudicando a eficiência da frota e gerando custos adicionais.

Análises de Dados

A coleta e análise de dados sobre o consumo de combustível são essenciais para melhorar continuamente a eficiência operacional. O sistema de controle deve registrar informações detalhadas, como a quilometragem de cada veículo e comparações de consumo entre eles, permitindo uma análise precisa e ajudando a tomar decisões estratégicas para otimizar a frota e reduzir custos com combustível.

Como a EGS pode te ajudar a controlar sua frota e gastos com combustíveis?

O controle de abastecimento de frota é essencial para empresas que dependem de veículos, pois impacta diretamente nos custos operacionais e na eficiência da operação. Um sistema bem estruturado permite monitorar o consumo de combustível de cada veículo, identificando desperdícios e desvios, além de ajudar na escolha dos postos mais econômicos. Isso resulta em grandes economias ao longo do tempo, tornando a gestão de recursos mais eficaz. A EGS, por exemplo, é uma plataforma que oferece um controle preciso e detalhado, para toda a gestão de frota.

Além disso, um sistema de controle eficiente, como a EGS, contribui para a prevenção de fraudes, pois registra todas as transações de abastecimento de maneira transparente. A integração desses dados com informações de quilometragem e localização também auxilia na identificação de falhas mecânicas nos veículos, permitindo intervenções rápidas e evitando custos inesperados com reparos ou substituição de veículos.

Perguntas Frequentes

O que é o controle de abastecimento de frota?

É o gerenciamento e monitoramento do abastecimento de veículos de uma empresa. Com informações precisas como consumo, custo, e comportamento dos motoristas. Evitando desperdícios e melhorando a sustentabilidade.

O que deve ser registrado no controle de abastecimento?

• Data e hora do abastecimento;
• Dados do veículo e combustível;
• Valor pago no combustível;
• KM rodado no veículo no momento do abastecimento;

Quais são os principais benefícios de ter um controle de abastecimento eficiente?

Redução de custos, prevenção de fraudes, melhoria de frota, gestão de relatórios.

Como fazer o controle de abastecimento de frota?

O controle poderá ser realizado de forma manual através de planilhas ou automaticamente com a ajuda de sistemas específicos para frotas que trazem: cartões de abastecimento, rastreamento de veículos, relatórios de consumo.

Quais ferramentas podem ser usadas para controle de abastecimento de frota?

Há diversas ferramentas e sistemas que podem ser utilizadas na gestão de frota que ajudam no controle de abastecimento: Sistema ERP, softwares de gestão de combustíveis, aplicativos de rastreamentos.