Fazer a emissão dos documentos fiscais é, sem dúvida, uma das tarefas operacionais que mais tira os empreendedores da zona de conforto. Afinal, são tantos dados para preencher, valores para declarar, siglas para informar e impostos para calcular, que não é difícil encontrar quem não sabe muito bem o que fazer.

Não obstante a tantas complicações, ainda há o fator de qual emissor escolher. Felizmente, há diversas opções e caminhos que um gestor pode optar. O importante é avaliar os prós e contras para fazer a melhor escolha. Já que a ideia é evitar complicação e ter um sistema que ajude, é preciso atenção nesse processo.

Primeiramente, vale lembrar que, desde 2011, todas as empresas que são contribuintes do ICMS precisam, obrigatoriamente, emitir Nota Fiscal Eletrônica. Caso não façam isso, podem ter que arcar com multas e outras penalidades legais.

Entretanto, para emitir os documentos digitais, é necessário obter um certificado digital e ser registrado na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado. Após obter tais elementos, é hora de partir para emissão dos documentos. Agora, é que entra a questão: devo usar o emissor gratuito do Sebrae ou da prefeitura do meu município, ou vale mais a pena contratar um emissor pago?

Vamos analisar os critérios de cada opção para que, no final deste artigo, você esteja apto a fazer a melhor escolha para seu negócio!

Emissor gratuito do Sebrae e da prefeitura: quem pode usar

Quando a norma sobre a emissão dos documentos digitais entrou em vigor, o governo disponibilizava, por meio do sistema da Sefaz de SP, um emissor gratuito. Entretanto, com o passar dos anos, observaram que mais de 90% dos empresários preferiam usar um sistema próprio (pago) do que o da Sefaz.

Dessa forma, por conta da baixa demanda, o governo optou por descontinuar esse serviço e fez uma parceria com o O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) para que este continuasse com a responsabilidade do emissor gratuito.

Isso se deu no ano de 2017 e, desde então, o emissor do Sebrae, assim como os das prefeituras de cada município, continuam sendo opções gratuitas disponibilizadas pelo governo para os contribuintes emitirem os seus documentos.

O que precisa para usar os emissores gratuitos?

Por meio do emissor do Sebrae, os contribuintes conseguem fazer a emissão de apenas dois tipos de documentos eletrônicos: a NF-e e o CT-e. o processo para uso dessa ferramente começa pelo download e instalação do software JAVA no computador do usuário.

Após instalado, é necessário abrir a janela de configurações do JAVA e adicionar o endereço do Sebrae na aba de exceções de sites. A próxima etapa é baixar e instalar o emissor do Sebrae, diretamente pelo site da entidade. Em seguida, o contribuinte pode emitir os documentos.

Todos os micro e pequenos empresários podem contar com essa opção para cumprir com a obrigação de emitir nota fiscal e conhecimento de transporte eletrônico. Desde que, é claro, tenham um certificado digital e registro na Sefaz. Quanto aos emissores disponibilizados pelas prefeituras, basta acessar o site do seu município e conferir o passo a passo. Mas a tendência é que o processo seja bem similar ao do Sebrae.

Vantagens e desvantagens do emissor gratuito do Sebrae

Entre as principais vantagens do emissor gratuito do Sebrae e prefeituras podemos citar:

• Gratuidade;
• Software governamental;
• Possibilidade de emitir NF-e e CT-e;
• Possibilidade de emitir NF-e em contingência;
• Disponível para qualquer contribuinte credenciado no país.

Todavia, é importante ficar atento as desvantagens. Considerando que mais de 90% dos empreendedores do país optam por um software particular, o motivo para tamanho percentual pode ser um desses:

• Falta de suporte técnico: caso encontre algum problema durante a instalação/operação, o contribuinte deve pesquisar sobre a solução por conta própria;
• Sem treinamento: para usar o software é preciso buscar tutoriais e ler manuais;
• Excesso de campos para preenchimento: o sistema do Sebrae exige muitos campos de preenchimento, e não possui opção de preenchimento automático;
• Cálculos manuais: por não possuir integração ou sistema inteligente, no emissor gratuito do Sebrae o emissor deve informar as alíquotas e efetuar o cálculo manualmente dos valores;
• Não emite MDF-e e CT-e OS: dois documentos obrigatórios para empresas que realizar transporte de cargas, mas que não são contemplados nos sistemas gratuitos do Sebrae;
• Não possui integração: o sistema gratuito não integra com os sistemas contábeis e de gestão da empresa, gerando perda de eficiência operacional e de informações.

Emissor EGS: solução completa para todas as empresas

O emissor de documentos da EGS Sistemas foi desenvolvido para suprir a necessidade de todas as empresas, independentemente do porte ou segmento de atuação. Trata-se de uma ferramenta 100% online, ou seja, não precisa baixar nada para usar, e ainda é prática e rápida.

Conta com emissões de NFe, MDFe, NFCe, NFSe, SAT CFe, NFPe, CT-e, Cte OS, MDFe e muito mais. Tudo isso, em uma única ferramenta, de forma prática e rápida. Uma ótima notícia é que o sistema conta com teste grátis. Dessa forma, até mesmo os pequenos empresários podem usufruir dos diferenciais da ferramenta, testando gratuitamente.

Uma alternativa ao emissor gratuito do Sebrae, já que é possível usar sem pagar nada, porém contando com uma ferramenta mais prática e com suporte especializado. Já para as organizações que necessitam de uma solução mais robusta, há os planos pagos com outros diferenciais. Confira a seguir um comparativo.

Benefícios do emissor EGS

• Adéqua o programa às necessidades da empresa;
• Pode migrar a qualquer momento para a versão paga;
• Funcionalidades que acompanham o crescimento da empresa;
• Histórico;
• Suporte técnico;
• Não precisa reescrever as notas todas às vezes, emissões mais automatizadas;
• Banco de dados online e atualizado frequentemente, sempre em dia com as mudanças tributárias.

Benefícios do emissor EGS versão paga:

Além de todos os diferenciais da versão gratuita, esse é um sistema mais customizável, que oferece diferentes ferramentas. Pode ser integrado a vários módulos, por exemplo, financeiro, estoque, compras, vendas, TMS, CRM, entre outros. E também conta com aplicativos para rotinas empresariais.

Em muitos casos, a emissão de nota fiscal é feita dentro do software de gestão financeira. Com o emissor da EGS Sistemas, você consegue integrar e automatizar processos, emitir as NFe, controlar o estoque, o financeiro, organizar os documentos fiscais, etc.

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