De um lado, há o trabalhador empolgado em mostrar trabalho, e, do outro, a empresa contando com esse reforço no time. Nesse processo, há muitas coisas a serem feitas. Apresentar a nova pessoa para o restante da equipe, mostrar o local de trabalho, fazer treinamento e por aí vai. Mas um dos procedimentos que não pode ficar de lado é o cadastro de funcionário. Embora possa ser uma coisa mais operacional, saiba que é uma obrigação legal prevista na CLT, assim como uma ótima estratégia de gestão de pessoas.

Qual a finalidade do cadastro de funcionários?

Portanto, além de ficar em dia com as obrigações da CLT, fazer o cadastro de funcionários tem uma vantagem estratégica. Por meio dele, você terá um documento que reúne todas as informações do colaborador. Ou seja, é um banco de dados sobre as pessoas que fazem parte da organização. Isso facilita, e muito, o trabalho da equipe de Recursos Humanos.

Esses dados serão necessários para uso tanto do Rh, quanto para outros setores, como contábil e financeiro. Por exemplo, para realizar processos admissionais e/ou demissionais, cálculo de benefícios, trâmites legais, como a rescisão de contrato e a consulta do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), entre outros.

Além de concentrar as informações necessárias sobre o trabalhador, podemos dizer que outra finalidade do cadastro de funcionário é melhorar a gestão de pessoas. Por exemplo, conseguindo identificar as pessoas que fazem parte da organização, a fim de analisar relações entre os colaboradores, lideranças, estipular políticas de atracão e retenção de talentos, premiação e muito mais.

Quem deve fazer o cadastro e como registrar as informações?

Normalmente, compete ao departamento de Rh a responsabilidade por solicitar os documentos e efetuar o cadastro do funcionário. Segundo a lei trabalhista, há três opções para efetuar o registro dos empregados: livros, fichas e sistemas eletrônicos. Sendo os dois primeiros mais operacionais e manuais e o terceiro uma alternativa digital e mais automatizada.

O processo de registro de informações do colaborador depende do modelo adotado na empresa. Entretanto, geralmente, envolve as seguintes etapas:

• Coleta — feita com empregados e órgãos reguladores;
• Verificação — para avaliar se há divergências ou erros;
• Armazenamento — em meios específicos, como descrito na lei;
• Disposição — os dados devem ser acessíveis, caso seja preciso usá-los;
• Atualização — de tempos em tempos, é preciso atualizar o registro feito.

Quais informações devem constar no cadastro de colaboradores?

Segundo o artigo 41 da CLT, as informações obrigatórias na ficha admissional para cadastro de novos colaboradores são:

• nome, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade;
• CPF e RG;
• estado civil;
• certificado de reservista (para profissionais do gênero masculino);
• título eleitoral;
• endereço e telefone;
• fotografia;
• número do PIS;
• número do PASEP;
• número e série da CTPS;
• formação ou escolaridade;
• cargo e função;
• data da admissão;
• jornada de trabalho;
• remuneração salarial, benefícios e férias;
• encargos sociais;
• acidente de trabalho ou doenças profissionais.

É importante manter o cadastro atualizado?

Algumas informações sobre os funcionários dificilmente irão mudar. Outras, entretanto, podem sofrer alterações. É o caso, por exemplo, do cargo, salário, departamento, etc. O registro do funcionário precisa estar sempre atualizado, pois, caso existam divergências, como do cargo incompatível com a função exercida, a empresa pode sofrer consequências.

Para facilitar todo o processo de coleta, registro, armazenamento e atualização de dados dos colaboradores, é recomendado usar um sistema eletrônico de gestão. Um software facilita todas essas etapas, tornando os processos manuais mais agilizados por meio da automatização. Além de deixar tudo mais seguro e fácil de acessar digitalmente. Clique aqui e conheça nosso sistema de Gestão de RH.

Confira mais conteúdos em nosso blog!