Pequenas, médias e grandes empresas possuem um mesmo desafio: padronizar processos. Entretanto, quanto mais complexa é uma operação, mais problemas a organização pode ter com a falta de padronização. Adotar um workflow de aprovação é uma forma de se livrar desses empecilhos.

Imagine um processo “simples” de enviar um presente de boas-vindas para um novo cliente. Normalmente, uma pessoa ficaria responsável por selecionar o que seria enviado, depois, seria necessário efetuar a compra, embalar, mandar pelos correios, enviar as notas fiscais para o financeiro, solicitar a autorização de pagamento…

Viu só quantas etapas uma tarefa, aparentemente, simples possui? É claro que uma empresa não possui somente isso para fazer. Portanto, some essa missão do brinde com todas as outras rotineiras e mais as urgentes que aparecem sempre.

Pronto, aqui temos a receita para as equipes ficarem sobrecarregadas, os gestores perderem o controle do que está acontecendo, erros operacionais surgirem, atrasos nas entregas começarem a aparecer. Tudo isso poderia ser facilmente evitado com um workflow de aprovação.

O que é e para que serve um workflow de aprovação?

Um workflow, ou como conhecemos em português fluxo de trabalho, é simplesmente uma sequência lógica e funcional das etapas e tarefas necessárias para que um processo interno seja automatizado. Funciona como um roteiro que especifica quais documentos, informações ou materiais passam de um funcionário para outro, conforme as políticas da empresa.

Aqui, podemos fazer uma analogia com uma linha de produção, em que cada pessoa é responsável por uma parte do todo. Esse processo não muda e qualquer um que olhar de fora consegue entender exatamente o trabalho, as etapas, o que vem a seguir e a fase em que o mesmo se encontra.

Portanto, o workflow de aprovação consiste em um fluxo automatizado de aprovações que serve para trazer organização, padronização e facilitar a gestão das tarefas. Para isso, é preciso mapear as etapas e os responsáveis pela tarefa e estruturar o fluxo, que pode ser feito em uma ferramenta digital de gestão.

Importante destacar que, para funcionar bem, o workflow de aprovação deve ser o mais simples e menos burocrático possível. Dessa forma, o processo fluirá tranquilamente, trazendo sucesso na gestão dos processos.

Qual a importância e benefícios da aplicação de um workflow?

Há muitos benefícios de usar um workflow no dia a dia da empresa. Para começar, podemos citar o fato de que os envolvidos nas tarefas e gestores conseguem saber exatamente “com quem está a bola da vez”. Dessa forma, é possível entender o tempo que cada etapa levou para ser concluída, se teve atraso e em que parte, etc.

Assim como possibilita automatizar processo. Sabe aquelas tarefas simples e operacionais, mas que tomam tempo das pessoas? Pois o workflow ajuda a automatizá-las, para que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicar a funções mais estratégicas.

Outro benefício é a clareza das tarefas, pois cada pessoa saberá exatamente o que precisa fazer e quando, atribuindo responsabilidades em determinadas fases. Com isso, novos projetos podem ser criados ou até mesmo antecipados, sem sobrecarregar os colaboradores.

Também é preciso falar sobre a vantagem de ter um processo mais otimizado. Afinal, com o mapeamento a empresa consegue entender quais etapas fazem parte do todo e, com essa informação em mãos, eliminar ou reduzir etapas desnecessárias, evitando gargalo na produção.

Do ponto de vista do cliente, o workflow traz agilidade, segurança e demandas mais bem solucionadas. O que também é ótimo para a empresa, pois ajuda na fidelização, proporcionando uma experiência mais agradável e no sucesso desse consumidor.

Exemplos de processos que podem ser feitos pelo workflow de aprovação

Na rotina de qualquer empresa, existem diversos processos que precisam passar por um workflow de aprovação. Por exemplo, solicitação para compra de materiais, liberação de acesso a documentos, envio de materiais para clientes, ações de marketing, entre outros.

Sem um processo padronizado, normalmente, essas tarefas acabam sendo gerenciadas de maneira burocrática, com formulários, envio de e-mail, assinaturas manuais e por aí vai. Isso tudo acaba atrasando o dia a dia das pessoas, sem falar que abre margem para falhas operacionais.

Todavia, o workflow de aprovação pode ser implementado em diferentes atividades visando agilidade, segurança e os demais benefícios citados no tópico anterior. Um bom exemplo de processo que se beneficia desse fluxo é a gestão de documentos, como emissão de notas fiscais, contratos e ordens de compra.

O sistema de gestão EGS conta com workflow de aprovação em vários módulos. Um exemplo simples é o pedido de vendas, onde os vendedores da empresa têm acesso a um percentual máximo de desconto para os clientes. Caso ultrapassem esse valor, o desconto será bloqueado e o gerente ou responsável pelo setor irá receber automaticamente um e-mail para autorizar ou não a transação.

Outro exemplo muito comum, é no módulo de pedido de compras, onde é permitida a criação de regras para que todas as compras caiam para a aprovação do responsável pelo setor, tendo assim, maior controle sobre produtos ou serviços que estão sendo contratados e o valor final a ser pago.

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