Importância da gestão de conta a pagar e conta a receber

Gestão Financeira
Redação EGS SistemasCriado 28/10/2022Atualizado em 22/05/2023 15:29
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Quando o assunto é gestão financeira, muitos empreendedores apresentam dificuldades, principalmente gestores de pequenos negócios. Isso é totalmente compreensível, pois trata-se de uma área bastante complexa que requer muita atenção. O que não difere na gestão de contas a pagar e contas a receber.

Essa atribuição está diretamente relacionada com o fluxo de caixa e, consequentemente, com a saúde financeira da organização. Afinal, só quem já esqueceu de pagar um boleto na data certa sabe a dor de cabeça que isso pode trazer. Principalmente se a cobrança for referente a um imposto.

Além de perder dinheiro, já que cobranças atrasadas geram juros e multas, há o risco de complicação com os órgãos fiscalizadores. Portanto, como ninguém gosta de perder dinheiro pagando mais do que o necessário, é hora de aprender a importância e como fazer a gestão de conta a pagar e conta a receber.

O que é uma conta a pagar?

Como o próprio nome já sugere, a conta a pagar é toda cobrança que o empresário precisa efetuar uma compensação (pagamento). Por exemplo, pagamento de funcionários, contas de aluguel, água, luz, insumos, impostos, etc.

Para facilitar o controle, as contas da empresa precisam ter informações destacadas. São elas: o beneficiário, ou seja, quem receberá o pagamento, data, valor, validade e categoria.

Como se faz a gestão de conta a pagar?

Cada empresa pode adotar o processo que faz mais sentido para si, mas geralmente a gestão envolve todo o acompanhamento desde a autorização da compra (fator gerador da conta) até a compensação (o pagamento).

Nesse processo está incluso a conferência da ordem de compra, o que valida que alguém da empresa realmente adquiriu o produto/serviço que está sendo cobrado, relatório de recebimento, que comprova que o bem foi recebido ou o serviço prestado, e por último a fatura do fornecedor.

Estando tudo certo, a empresa efetua o pagamento. Aqui, a empresa pode escolher fazer o pagamento na data de vencimento ou antecipado, quando há benefícios de desconto ou outras vantagens para a empresa. Caso o pagamento seja agendado, é importante esse controle para assegurar que haverá saldo para quitação.

Contas a receber

As contas a receber nada mais são do que todas as contas que a sua empresa receberá. Portanto, inclui vendas e demais transações para clientes, colaboradores, parceiros, entre outros. Aqui, é importante lembrar de todas as cobranças como cartão de crédito, pix, boleto, etc.

Bom seria se todo cliente efetuasse o pagamento corretamente. Quando a venda é feita por meio de cartão de crédito, a sua empresa recebe por meio da intermediadora de pagamento, mas quando a cobrança é por boleto, é importante fazer o monitoramento, por isso sempre emita boleto registrado, assim conseguirá fazer o protesto caso o cliente não pague.

Dicas para gerenciar as contas a receber:

  • Tenha um relatório atualizado de todas as contas a receber;
  • Ofereça benefícios para quem pagar antecipado;
  • Mantenha um controle dos devedores e saiba realizar a cobrança;
  • Efetue baixas conforme o pagamento for creditado;
  • Observe as cobranças vencidas.

Importância da gestão de conta a pagar e receber

Por se tratar do capital da empresa, o controle de contas a pagar e receber deve ser realizado com total cuidado. Qualquer eventual problema, falta de registro, lançamento errado ou demais, pode trazer prejuízos.

Em casos mais graves, como não pagar um boleto de imposto, a organização pode sofrer penalidades legais e ter problemas com a justiça. Entretanto, isso tudo pode ser evitado seguindo dicas práticas de organização e gestão.

Além disso, com bom controle a empresa pode até obter vantagens, como descontos ou antecipação de pagamentos. É claro que para ter tudo isso sob controle é importante contar com um bom software de gestão.

A tecnologia fornecerá dados seguros para tomadas de decisão, informação em tempo real a respeito dos pagamentos que a empresa deve efetuar, assim como das cobranças que deve receber. A automatização dos processos e integração de etapas, que o software possibilita, entregará ótimos resultados para uma boa gestão de contas a pagar e receber.

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Atualizado em 22/05/2023 15:29

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